コールセンターではタイピングが遅くても平気？スキル不要の理由も解説

コールセンターのオペレーターは、ヘッドセットを付けてお客様と会話しながら、キーボードでの入力やマウス操作を行うのが主な業務です。

タイピングスキルは業務上必要ですが、「自分のタイピングが遅くて不安」「会話しながら入力するのは難しそう」と感じる方もいるでしょう。

そこで今回は、コールセンターで求められるタイピングスキルの実態や、スキルに自信がなくても問題ない理由、さらに効率的な練習方法について解説します。

コールセンターはタイピングが遅くても大丈夫

コールセンターでは、お客様の住所や名前、支払い方法、希望商品などを正確にシステムに入力する必要があります。

とはいえ、タイピングスピードが最初から求められるわけではありません。

業務を通じて徐々に慣れて速くなったり、練習によって上達することも可能です。

初心者やタイピングに自信がない方を歓迎しているコールセンターの求人も多くあります。

ローマ字でのキーボード入力とマウス操作ができればOK

オペレーターの実務では、お客様に聞いた情報をシステムに入力していきます。

入力で使うのはパソコンで使用するのと同じタイプのキーボードと、画面スクロールや選択で操作するマウスだけです。

キーボードでの入力はローマ字入力で、日本では一般的な入力方法です。

スマホやタブレットでもフリック入力を選ばなければ、ローマ字入力画面を選択できるので、ふだんからローマ字入力を癖づけることでトレーニングにもなります。

タッチタイピングは必須スキルではない

キーボード入力が必要な仕事で気になるのは、求められるタイピングスピードです。

過去に事務職や就職活動でパソコンでのタイピングを経験していた方、ふだんからノートパソコンを使っている方はキーボード入力できます。

逆に、キーボード入力は1本指でゆっくりしかできないという方は不安かと思います。

キーボードを見ないで入力するタッチタイピングができる方も少なくありませんが、コールセンターの仕事ではそこまでのスキルを求めていません。

間違わず確実に入力することができれば大丈夫です。

パソコン・スマホの文字入力ではひと文字打つと候補が表示される予測機能もあり、ひと文字入力して表示される候補から選ぶことで入力できます。

キーボードを見ながら入力しても問題ありません。

面接時にキーボード入力テストがあることも

コールセンターのオペレーター希望者には、面接時にタイピング練習サイトなどを利用してタイピング能力を見る簡単なテストが行われます。

テストというと緊張するでしょうが、できるだけリラックスして入力しましょう。

テスト結果によって研修メニューが変わることもありますが、スキルに応じたクラス分けの判断基準くらいに考えてください。

1分間に何文字打てればいいの？

コールセンターでは最低でも1分間に20～30文字程度の入力ができればOKという現場が多いです。

変換を考えずに単純計算で2～3秒にひとつのキーを打つことができればよいので、キーボードを見ながらでも可能な時間です。

とにかく正確にテストの課題文をしっかり入力することを心がけてください。

打つ時間が早くても間違えだらけでは修正に時間を取られ、お客様の情報も正確に入力できないと見られてしまうので注意が必要です。

ちなみに文部科学省が2022年に実施した「情報活用能力調査」によると、1分間の平均入力速度は小学校が15.8文字、中学校が23.0文字、高等学校が28.4文字という結果でした。

参照：文部科学省「情報活用能力調査（令和3年度実施）」

年齢が上がり、タイピング経験が増すにつれて入力文字数が増えることがわかります。

タイピング慣れしていない方はまず小学生の平均をめざしましょう。

毎日の入力を繰り返すことでタイピング速度は向上するので、ぜひ頑張ってみてください。

最低限のパソコン操作は研修で学べる

パソコンの操作に慣れていないという方でも、初心者歓迎のコールセンターであれば研修でしっかり学ぶことができます。

コールセンターは人手がいくらでも欲しいという職場であり、センターで使用するパソコンやソフトを含むシステムに慣れてくれる人材を求めているのです。

仕事で使う機能は限られていますので、覚えることもそう多くはありませんので安心してください。

オペレーターはお客様との対話スキルが大切

オペレーターは、お客様との会話から得た情報をシステムに入力するのが仕事です。

つまり、お客様とのコミュニケーションスキルと必要なことを上手に聞き出す対話スキルがなにより重要なのです。

タイピングスキルの重要度は、お客様との会話スキルほどではないことを知っておきましょう。

オペレーターは会話スキルが重要

コールセンターのオペレーターは、お客様から必要な情報を聞き取り、入力するのが仕事です。

そのため、タイピングよりも、明るく滑舌の良い口調や適切な敬語など、会話スキルのほうが重要視されます。

タイピングが早くても会話がうまくできなければ入力の機会も減り、会社にとっても機会損失となるのです。

そのため、多くのコールセンターでは、タイピング能力よりも応募者の人柄や話し方を重視しています。

お客様との対話はマニュアルを参考に進めていく

コールセンターではお客様との対話マニュアルが用意されています。

挨拶の仕方や敬語の使い方が心配な方もいるでしょうが、マニュアルに沿って研修で会話のトレーニングも行うので大丈夫です。

担当部署が決まれば、ほぼお客様との会話内容は同じです。

イレギュラーな質問や、お客様が怒ってしまったときなどの対応法もマニュアルに記載されているので心配せず仕事に専念できます。

要所は入力項目を読み上げて確認

お客様との会話の中で、しっかり聞いて本人確認や入力しなければいけない必須事項があります。

タイピングでシステムに登録したり、顧客管理データからお客様の情報を呼び出すのに欠かせないことは、入力してから確認のために間違えがないかを読み上げます。

タイピングミスがあるとお客様の不信感を強めてしまいますので、会話しながら正確に入力することが必要なのです。

担当部署によっては入力項目が少ない

コールセンターでは、担当する部署によって入力項目が異なります。

たとえば通販受付では氏名・生年月日・住所・連絡先・希望商品などの入力が中心です。

自社製品のカスタマーセンターでは、登録データを呼び出し、変更や困りごとに対応するだけで済む場合もあります。

支払い方法やサービス変更も、本人確認後に必要な情報を入力するだけです。

このように、最低限の入力で済む部署も多いため、気になる求人があれば掲載元に詳細を確認してみましょう。

会話を終えてから入力できる

会話しながら入力が追いつかない場合は、メモを取り、電話終了後にまとめて入力する方法があります。

メモは間違いがないよう通話中に確認しておくと安心です。

特にカスタマーサポートなどトラブル対応では、マニュアルを参照して解決策を提案することも多く、その都度入力するのは大変です。

トラブル内容や提案、結果などをメモしておき、電話後にまとめて入力する形で対応できます。

コールセンターのシステムに慣れる

コールセンターでは、ワードやエクセルなどのMicrosoft Officeソフトにオペレーターが入力することはほぼありません。

パソコンソフトの使い方を知っていると便利ですが、対応としてはワードやエクセル、パワーポイントなどで作成された書類を見るくらいになります。。

必ず覚えなければいけないのは、コールセンターの入力システムと顧客データベースの情報表示方法です。

使用システムはコールセンターや担当によって変わることもあるので、研修でしっかり覚えるようにしてください。

Microsoft Officeに慣れていなくても心配不要

コールセンターでオペレーターが入力を行うのは、独自のソフトです。

最近ではクラウドで提供されるソフトを利用しているコールセンターも増えています。

そのため、Microsoft Officeソフトは使ったことがない人でも心配せず研修で独自システムの使用方法を覚えれば問題ありません。

タイピングスキルを向上させる方法

タイピングスキルはコールセンターの仕事で欠かせないため、仕事を効率よく進めるために入力スピードと正確さを向上させたい方は多いはずです。

すでにオペレーターとして働かれている方の中にもタイピングスキル向上のため、努力をしている方がいます。

ここでは、タイピングスキル向上に役立つサイトや意識することを紹介します。

タイピング練習サイト「e-typing」で挑戦

コールセンターの求人面接やその後の研修時にも利用されているタイピング練習サイト「e-typing」は、事前の練習や入社後のスキル向上に役立ちます。

参照：タイピング練習サイト「e-typing」

トップページでローマ字タイピングの「腕試しチェック」バナーがありますので、いまの自分のタイピングスキルを知るためにも挑戦してみましょう。

C-～C+までのレベルCが標準的なスコアで、パソコンの利用には問題のないレベルです。

特に初心者はレベルDをめざしても仕事にはさしつかえないレベルで、慣れることでCレベルに達するのもそう難しいことではありません。

繰り返すことでコツもわかってきて慣れるので、レベルアップを狙いましょう。

ゲームしながらタイピング練習ができるサイトを紹介

ネット上にはゲーム感覚でタイピング練習ができるサイトが数多くあり、自分のレベルにあっているか試してから利用することが可能です。

キーボードでのタイピング経験がない方はまずタイピングそのものに慣れることが必要で、同時にどこに目的のキーがあるかも覚えなければなりません。

大変そうに思えますが、一度覚えて仕事で日常的にタイピングするようになるとタッチタイピングもマスターできます。

以下、タイピング練習サイトを紹介します。

【タイピングゲームサイトの一例】

太鼓の達人打	https://typing.twi1.me/game/33704
Neutral – タイピングゲーム	http://typingx0.net/
歌詞で楽しくタイピング練習	https://typing-tube.net/
ECC　ゲーム道場	https://comp.ecc.ac.jp/special/eccgame/
勇者タイピング	https://bravetyping.net/

このほかにも「タイピング」「ゲーム」などで検索すると数多くのサイトがヒットし、すぐに遊べるので自分でもできそう、面白そうと思ったら挑戦してみましょう。

また、パソコンソフトとして有名アニメ・ゲーム作品などのキャラクターでタイピング訓練ができるゲームも数多く販売されています。

「タイピングゲームソフト」で検索して見つけて無料体験版があれば試してみてください。

スマホしかないときはキーボードを接続

面接時のタイピングテストに備えて自宅で練習したいけれどスマホしかないという方もいるはずです。

そんなときはスマホとBluetoothで接続できるパソコン用のキーボードを購入して接続すればタイピングトレーニングができます。

画面の大きさを考えるとタブレットのほうがおすすめですが、キーボードに慣れるのであればスマホでも充分なので、面接時までに慣れておきましょう。

タイピングスキルは実務に入ってから向上できる

タイピングする速度が遅い初心者でも、仕事で入力するようになるとスキルは向上していきます。

実務に勝る訓練はないので、頑張って取り組んでみてください。

実務では入力項目が限られている

オペレーターが入力する項目は限られており、未記入で済む場合もあります。

住所の自動入力機能など、システム側の工夫も多く、タイピングに自信がなくても安心です。

空き時間にタイピング練習

タイピングスキルが上がると、1人のお客様との対応時間を短縮でき、会話に集中しやすくなります。

コールセンターでは、対応件数が数字で評価されるため、タイピング力の向上は業務効率や成績にもつながります。

練習する際は、セキュリティの関係でセンター指定のソフトやサイトを使用しましょう。

タイピング資格に挑戦してみよう

タイピングサイトやアプリの判定結果は履歴書には不向きです。

そこで、各種団体が実施するタイピング資格検定に挑戦するのがおすすめです。

自宅で受験できるネット検定もあり、初心者向けからビジネス文書向けまで幅広く揃っています。

ランク付きの検定なら、自分のレベルをはっきり示せます。

履歴書に書く場合は、3級以上の取得が目安です。

【タイピング資格検定】

資格試験名	サイトURL	レベル
パソコン 検定 タイピング 試験	https://www.joho-gakushu.or.jp/pc /typing.php	3級～1級
文章入力 スピード 認定試験 日本語	https://www.goukaku.ne.jp/test_pcspeed.html	6級～特段
日本語 ワープロ 検定試験	https://www.goukaku.ne.jp/test_wordpro.html	1～4級・初段
キータッチ 2000	https://www.kentei.ne.jp/keytouch	デジタル認定証 を発行
ビジネス キーボード	https://www.kentei.ne.jp/bus	D～A・S
タイピング 技能検定 イー タイピング マスター	https://web.e-typing.ne.jp/	7級～特級

※URLは2023年8月現在のものです

無料で過去問題やトレーニングができる場合もあり、事前対策を取って備えることができます。

よくある質問

ここからはコールセンターのタイピングついてよくある質問にお答えします。

パソコン入力は不慣れですが問題ないですか？

パソコンの操作はできてもあまり文章を入力していない方、またシニアの方はパソコンそのものの操作に不慣れな場合があります。

研修期間でシステムの操作とタイピングの練習をしっかり覚えることができるので、パソコン操作に不安な場合は、「初心者歓迎」の求人に応募することをおすすめします。

パソコンスキルよりもお客様とのコミュニケーション能力や仕事への強いモチベーションが大事です。

タッチタイピングはできなくても働けますか？

タッチタイピングはできるに越したことはありませんが、正確に入力することのほうが優先されます。

キー配置は覚えるのが大変ですが、業務を通じてよく使うキーから自然に覚えられ、少しずつタッチタイピングに近づけます。

まとめ

コールセンターのオペレーターは、お客様と会話しながら必要事項を正確に入力するのが主な仕事です。

長く勤めている人の中にはタッチタイピングができる方もいますが、初心者も多く、入力は担当部署ごとに最適化されています。

面接ではタイピングテストが行われますが、研修でレベルに合わせてサポートされるため安心です。

重要なのはタイピングよりも、コミュニケーション力や話し方、やる気です。

自宅で練習できるタイピングサイトやゲーム、資格検定もあり、スキル向上も目指せます。

タイピングに自信がなくても、コールセンターの仕事に安心して挑戦できます。