事務業務は煩雑で時間がかかるものですが、企業の成長には欠かせない重要な業務です。しかし、「事務業務に追われてコア業務に集中できない」という悩みを持つ企業も少なくありません。

そこで、注目されているのが”事務アウトソーシング“です。アウトソーサーに事務作業を委託することで、業務効率向上やコスト削減を実現し、企業の生産性を大幅に向上させることができます。

本記事では、事務アウトソーシングのメリットとデメリット、選定ポイントやおすすめのアウトソーサーについて詳しく解説します。事務業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

事務のアウトソーシングとは

事務のアウトソーシングは、企業が業務の一部を専門業者に外部委託することです。 業務効率の向上やコスト削減を目的として、事務業務をアウトソーシングしている企業はたくさんあり、年々増えています。

アウトソーシングしやすい？事務業務の特徴

事務業務は定型業務であることと、反復作業の多いコア業務ではないものが多いため、アウトソーシングしやすいといった特徴があります。アウトソーシングに向いている業種であるため、初めてサービスを利用したいといった企業様でもほとんどの場合スムーズに導入することができるでしょう。

委託できる事務業務案件

事務業務といっても業務内容はさまざまです。具体的にどのような業務がアウトソーシングできるのかチェックしていきましょう。

	業務内容
一般事務	データ入力業務、書類作成、郵送物の仕分け・整理、ファイリングなど
営業サポート・アシスタント業務	電話・メール対応、スケジュール調整、顧客管理、請求処理対応、資料作成など
人事業務	社員勤怠管理、給与計算、採用業務、候補者対応・管理など
経理業務	仕訳入力・伝票処理、支払い処理・振込業務、請求書発行・入金管理、経費精算、決算・申告業務、年末調整業務など
総務業務	福利厚生整備、社内イベント企画、備品管理・発注、施設管理、各種書類作成など
受発注業務	受注業務、発注業務、電話・メール対応、顧客管理など

アウトソーシングのメリットとデメリット

次に事務業務をアウトソーシングするメリットとデメリットを見ていきましょう。事前にデメリットまで把握しておくことで、自社業務の委託化を進めるかどうか、最適な判断をすることが可能になります。

メリット

業務効率向上

社員が現在対応している事務業務をアウトソーシングすることで、業務効率があがることは言うまでもないかと思います。営業活動や企画などに専念することができるので、売り上げ向上も期待でます。 事務業務をアウトソーシングすることで、やるべきことの選択と集中をすることにより、業務効率があがることは間違いないでしょう。

コスト削減

依頼する業務内容によりますが、コスト削減も期待できます。

事務業務のために人を雇う場合、求人掲載費用や選考にかかる人件費、採用後の教育・雇用管理コストがかかり、さらには社員の労力も必要となります。 事務業務をアウトソーシングすることで、外注費用はかかるものの、大幅なコストカットが期待できます。

専門性の高いサービスが利用できる

アウトソーサーはそれぞれ得意とする分野は異なるものの、その道のプロです。大規模な事務業務だとしても専門のアウトソーサーであれば、設計から立ち上げ～運営をスピーディーに対応してくれることでしょう。そして、実績が豊富なためクオリティの高いサービスを期待することができます。

昨今、利用者が増えているクラウドソーシングで個人の方に依頼する場合でも、専門知識を持ったプロが多数登録しています。クラウドソーシングサービスはコストパフォーマンスに優れているため最近では注目を集めています。

柔軟性があること

この業務だけ・この期間だけという依頼に対応ができることもメリットのひとつ。その期間だけ人材を採用する・教育するといった手間が省け、業務効率はよくなるでしょう。

デメリット

セキュリティリスク

業務をアウトソーシングするということは、自社の機密情報や顧客情報をアウトソーサーへお渡しする場合があります。情報漏洩が全くないとは言い切れません。また、悪意のあるシステムへの不正アクセスやサイバー攻撃の恐れもあるため、セキュリティ面の対策がしっかりとされているアウトソーサーを選定する必要があります。

ノウハウの蓄積が困難であること

アウトソーシングした業務については、その業務に関するノウハウやナレッジについては社内に蓄積することが困難になります。アウトソーサーへマニュアル共有を依頼しても、サービス規定上できない場合もあるため、ノウハウやナレッジが社内に残せられない問題についても念頭に置いておく必要があります。

業務のブラックボックス化

ブラックボックスとは、「中身が見えない状態であること」つまり、業務プロセスがわからなくなることを指します。委託先に業務を任せることで、自社の業務プロセスが見えにくくなる場合があります。事務業務をアウトソーシングする場合はこの点も考慮する必要があります。

費用

次に費用体系と費用相場を見ていきましょう。

費用体系（月額固定、従量課金、契約期間）

月額固定型

契約した業務の成果に応じて月ごとに支払う形態です。

20時間、30時間、50時間など月間稼働時間で区切っているケースが多く、時給計算するとだいたい2000～3000円が相場となります。 アウトソーサーにてプランを設定しているケースや、企業ごとにカスタマイズ提案をしてくれるところもあるため、問い合わせてみるとよいでしょう。

従量課金型

処理件数に応じて成果報酬を支払う形態となります。時給制の場合もあります。

（例）メール処理対応を事務代行した場合
メール1件=150円　
1件（150円）×200通=300,000円　という風に計算されます。

スポット対応や限定業務だとこの費用形態が一般的であり、必要な業務に対して支払いをするため無駄なコストが生じません。

クラウドソーシングで個人に依頼する場合

各サービス会社によって設定は異なるものの、おおよその相場は下記のようになります。

【事務・簡単な作業の場合】

・データ入力：1000円～/1時間あたり
・資料作成やマニュアル作成：30,000円～
・エクセル作成：5000円～
・経理事務：1500円～/1時間あたり

クラウドソーシングサービス企業のHPで仕事の種類と価格表が出ているケースが多いので、ぜひ確認してみてください。

アウトソーサー選定ポイント

アウトソーサーを選ぶ際にチェックすべきポイントを厳選してお伝えします。

信頼と実績

まずは事務業務の委託実績があるかどうかはチェックすべきポイント。依頼したい業務内容と同様の実績があれば安心できます。
また依頼企業の要望に対して真摯に対応してくれるか、ニーズを理解して、最適な提案をしてくれる営業担当者であるかという点もぜひチェックしてみてください。

セキュリティ面

先ほどデメリットの章でセキュリティリスクについてご説明しました。アウトソーサー各社はさまざまなセキュリティ対策を講じています。具体的にどのような対策を講じているのかヒアリングと、自社で任せたい業務の情報をちゃんと守ってくれるのかしっかり見極める必要があります。

サービス内容とコスト

サービス内容と費用とのバランスがとれているのかも見るべきポイントです。安いからというコスト面だけで判断しないように気を付けましょう。
コストが抑えられるのはうれしいことですが、対応する人員、作業工程、サービスの質など、何かしら安さの理由が必ずあるはずです。
見積りをとる前に、現在社内で事務業務にかかっている作業コストを算出してから、各社見積りをとってサービスと見比べてみることをおすすめします。

アウトソーシングの注意点

事務業務をアウトソーシングする際に、気を付けておきたいポイントをお伝えします。

現状の問題点の洗い出しと課題選定

アウトソーサーへ商談・見積依頼をする前に、まずは社内で現状把握と問題点を洗い出し、取り組むべき課題を整理してみましょう。
そうすることで、引き続き社内で対応できるものなのか・対応すべきものなのか、アウトソーサーへ依頼すべき業務なのか業務を限定することができます。
アウトソーサーへ依頼する範囲を社内で協議してみましょう。

委託費用が高額になる恐れ

コスト削減を目的としてアウトソーサーへ依頼したのに、逆に費用が高くなってしまったというケースも少なくありません。
さきほど述べたようにまずは業務を限定しましょう。アウトソーシングを検討する際には、契約期間や料金体系についてアウトソーサーへ確認をとり、コスト削減につながるかどうかを並行して検討しましょう。

情報漏洩リスクがあることを念頭に置く

デメリットの章と、アウトソーサー選定ポイントでもお伝えしましたが、企業情報を外部へお渡しするということは、少なからず情報漏洩リスクが高まります。

万が一に備えて、もし情報が外部へ漏れてしまったときの対応方法を考えましょう。また、そうならないためにも最低限の業務だけを外部委託するなど、この点についても十分に社内で検討しましょう。

アウトソーシングする業務の将来性を考える

デメリットの章で解説しましたが、アウトソーシングする場合、その業務は社内にノウハウやナレッジの蓄積が困難になります。
今後もずっとアウトソーシングする業務なのか、将来的に社内に戻して内製化するのか、もし内製化する可能性が高いのであれば、社内に情報を残せられない問題をどう解決するのか、ここまで検討することによって、いざとなったときにスムーズに対応ができます。

事務アウトソーシング8社

それでは、弊社を含め事務のアウトソーシングが可能な代行会社をご紹介します。クラウドソーシングサービスを含めた8社のサービスをご紹介します。

ウィルオブ・ワーク

【PR】

創業25年、東証一部上場企業のグループ会社であるウィルオブ・ワークは、コンタクトセンターやオフィスワーク領域に専門特化している総合人材サービス会社です。
事務業務のアウトソーシング実績もあり、企業の課題にカスタマイズ提案が可能。
インソース・アウトソースどちらでも対応が可能です。
自社CRMセンターを地方4拠点に構え、コストダウンを実現します。

ウィルオブ・ワーク【公式サイト】

YPP

YPPは2005年設立、事務代行業を専門に行うアウトソーサーです。
企業や個人からの依頼に対して、育児・介護・療養中・障がいをお持ちの方・現在の仕事と掛け持ちしてスキルを磨きたい方、などスキルのある登録者から適任者を選定し、業務遂行してもらうサービス形態です。
現在は30代子育て中の女性が一番多く（2022年11月現在）プライバシーマークを取得しており安心してお仕事の依頼ができます。
得意なこと：小さい仕事、大きい仕事、繁忙期のみ、経理や会計など！（https://omakase-ypp.jp/charge/specialty/）

フジ子さん

フジ子さんは、オンライン上で業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。
高い実務能力をもったスタッフが在籍しており、料金が業界水準のおよそ半額であることが特徴的なサービスです。
必要なときに、必要な分だけ依頼したいという企業にとって便利なサービスとなっています。
無料のトライアル期間もあり。はじめてサービスを利用する方にとってもおすすめです。

ビズアシスタントオンライン

株式会社クラウドワークスが運営するビズアシは事務領域のマッチングサービスです。
営業事務や人事・労務、経理事務、データ入力やライティングなど幅広く対応してくれるアシスタントの登録が多数。完全オンラインで事務業務を遂行します。
「人を雇うまでもないが業務に追われてコア業務に集中できない」「事業状況に応じ必要な時だけリソースを確保したい」「適切な人材が見つからない」このようなお悩みを抱えるご担当者様に適したサービスです。

HELPYOU

HELP YOUはバックオフィス業務に特化したオンラインアシスタントサービスです。企業のニーズに合わせて、アシスタントサービスかスペシャリストサービスが選べます。ビジネススキルはもちろん、厳しい採用プロセスをクリアした優秀なアシスタントが活躍している点、「チーム制」のため万が一人材が退職しても業務が滞る心配がない点、専属ディレクターが必ず1名つくので業務の効率化・スピードアップが期待できる点がHELP YOUの強みです。

綜合キャリアオプション

綜合キャリアオプションはオフィスワーク系サービスではデータ入力、書類受付・ファイリング、受発注業務、ペイロール・個人データ管理などに対応しています。 またBPOサービス“ウルフル”を展開しており、都市に構える自社BPOセンターでは90%が自社雇用で運営中。都内2700席、全国3100席のスペースがあり、契約・ロケーション・規模などフルカスタマイズバッファ対応が可能です。

パーソルテンプスタッフ

営業事務のアウトソーシングを得意とするアウトソーサーです。事務以外にもコールセンターサービスなども手掛ける大手企業。今まで培ったノウハウを最大限発揮し、企業の抱える課題を解決してくれます。パーソルテンプスタッフの強みは商流を理解した上での業務棚卸により最適なサービス提供、企業の中で行うインソースのみならず、リモート・在宅を組み合わせた構築が可能です。

キャリアリンク

設立26年以上のキャリアリンクは事務系人材サービス事業を手掛ける企業です。 横浜・神戸・大阪に自社BPOセンターを構え、民間・公共問わず様々な業務委託が可能。派遣事業で得られた集客力と運営実績により迅速な立ち上げを得意とし、最短1週間で100名規模の大型案件立ち上げ実績もあります。キャリアリンクの強みは企画提案～高品質な運用を得意としています。

まとめ

事務業務をアウトソーシングすることで、社員の業務効率は格段とあがります。依頼する業務の内容や範囲によってはコストダウンも実現するでしょう。

一方で、どこまでの範囲の業務を依頼するのか、セキュリティ対策は本当に大丈夫なのか等、社内で議論し判断すべきことはたくさんあります。

本記事がお悩みを抱えている企業ご担当者様のお役に立てることを願っております。
ウィルオブ・ワークでは、いつでも無料ご相談が可能です！お気軽に事務アウトソーシングのお悩みについてご相談ください。