ビジネスをする上で社内の事務作業はつきものです。営業に注力したいのにやらなければいけない作業が溜まってしまい、仕事が進まないとお困りの方も多いのではないでしょうか。

「社内の電話対応や細かい雑務に追われてコア業務に専念できない」
「事務員の退職補填や社員の育休代理など、事業状況に応じてリソースを確保したい」
「月末のみなど、事務作業が集中する時だけ業務をアウトソーシングしたい」

本記事では、このようなお悩みを抱えていて、事務業務をアウトソーシングしたいとお考えのご担当者さまむけに、事務代行サービスをご紹介します。

大手事務代行会社のご紹介をはじめ、クラウドソーシングサービスのご紹介に加え、事務代行する際のメリットやデメリット、代行会社の選定ポイントを解説します。業務効率化に課題をお持ちの方はぜひご覧ください。

事務代行とは

事務代行サービスは、企業や個人が抱える様々な事務業務を外部の専門業者に委託することを指します。このサービスを利用することで、書類作成やデータ入力、スケジュール管理や経理業務などの日常的な事務作業から解放され、注力すべき業務や主軸業務に集中することが可能になります。
また、業務効率化やコスト削減、生産性の向上に大きく貢献してくれるサービスのため、事務代行サービスを利用する企業は多くあります。
依頼できる内容は、一般事務はもちろん、専門知識を必要とする事務業務もサポートしてくれる会社もあるため、幅広いニーズに応えることができます。

事務代行の特徴

さまざまな業務に幅広く対応している

事務代行は、データ入力やファイリングなどの一般事務以外にも、営業活動や専門的な知識が必要な事務業務、マーケティング領域も代行依頼をすることが出来ます。 誰にでも対応できる単純作業であっても、専門的な知識が必要な難易度の高い分野であっても、アウトソーシングすることによって社内担当者の手が空き、主軸業務に集中することが出来るため、企業にとってメリットの大きいサービスです。

一般的に対応依頼ができる事務業務の内容を下記にまとめました。

	業務内容
一般事務	データ入力業務、書類作成、郵送物の仕分け・整理、ファイリングなど
営業サポート・アシスタント業務	電話・メール対応、スケジュール調整、顧客管理、請求処理対応、資料作成など
人事業務	社員勤怠管理、給与計算、採用業務、候補者対応・管理など
経理業務	仕訳入力・伝票処理、支払い処理・振込業務、請求書発行・入金管理、経費精算、決算・申告業務、年末調整業務など
総務業務	福利厚生整備、社内イベント企画、備品管理・発注、施設管理、各種書類作成など
受発注業務	受注業務、発注業務、電話・メール対応、顧客管理など

より専門的な業務内容も請け負ってくれる代行業者もありますので、会社選定の際はぜひチェックしてみてください。

事務代行を依頼する方法

事務代行サービスを利用する方法には大きく分けて、アウトソーサー（事務代行会社）への依頼と、クラウドソーシングを通じて個人に業務を委託する方法があります。

アウトソーサーへの依頼

専門の事務代行会社に業務を依頼する方法です。事務代行会社は、複数のクライアントからの依頼を管理し、専門スキルを持つスタッフによる高品質なサービス提供が可能です。
安定したサービス品質と、複雑な業務や高度な専門知識を必要とする業務に対応できることが特長です。

クラウドソーシングで個人へ依頼

クラウドソーシングとは、クラウド（群衆）ソーシング（業務委託）を組み合わせた言葉です。
業務を依頼したい企業や個人が、プラットフォームから作業をしてくれる方を見つける方法になります。
クラウドソーシングプラットフォームを利用することで、特定のスキルを持つ個人を見つけ、プロジェクトベースで業務を委託することができます。コストを抑えつつ柔軟に業務をアウトソースできることが魅力的なサービスですが、一方で業務管理や品質管理には注意が必要です。

どちらの方法を選択するかは、業務の内容、必要とするスキルセット、予算、管理能力などによって異なります。個別のニーズに合わせて、最適な事務代行サービスの利用方法を選択することが重要です。

メリットとデメリット

続いて事務代行することによるメリットとデメリットを見ていきましょう。
事務代行サービスは、多くの企業や個人にとって魅力的な選択肢となっていますが、利用する際にはメリットとデメリットの両面を理解しておくことが大切です。

メリット

事務代行を利用するメリットとしては下記の4つがあげられます。

コア業務に集中できる

事務代行サービスを利用する最大のメリットは、日々の煩雑な事務作業から解放され、本来注力すべきビジネス活動やコア業務に集中できることです。これにより、事業の成長に貢献できたり、新たなプロジェクトへの取り組みに、より多くの時間とリソースを割くことが可能となります。

人材採用や教育コストの削減になる

新たに人材を採用し、必要なスキルを身につけさせるための時間やコストを削減できます。事務代行サービスでは、専門的なスキルを持ったプロフェッショナルがすぐに業務を開始できるため、採用プロセスや教育プロセスにかかる負担が軽減されます。

その道のプロに任せられる

事務代行サービスを提供する企業は、多種多様な業務に対応するための専門知識とノウハウを持っています。専門性の高い業務であっても、その道のプロフェッショナルに任せることで、業務の品質を維持しつつ、効率的に進めることができるので、顧客満足度向上にも貢献します。

また、昨今利用者が増えているクラウドソーシングで個人に依頼する場合でも、専門知識を持ったプロが多数登録しています。人材を探す際もカテゴリごとにサーチできるので利便性が高く、コストパフォーマンスに優れているため注目を集めています。

特定時期・特定業務のスポット対応が可能

繁忙期だけ、産休に入った社員の休暇期間だけ、この業務だけ、といったスポット対応依頼ができることもメリットのひとつです。繁忙期やプロジェクトベースでの業務に対応するための一時的なサポートが必要な場合にも、事務代行サービスは柔軟に対応してくれます。必要な時に必要なサービスを利用できるため、業務のスケーリングが容易になります。

デメリット

事務代行を利用するデメリットは下記の4つがあげられます。

自社にノウハウが蓄積されない

事務業務をアウトソーシングすることにより、社内へノウハウや情報が残らなくなります。大型案件であればあるほど専門的になりやすく、社内へノウハウを蓄積することが難しいためその点は理解した上で事務代行依頼をしましょう。

作業者の裁量がわからない場合がある

こちらはオンラインで個人に依頼した場合にいえることですが、業務進捗が明確に把握できないというデメリットがあります。進捗が悪い、結果が伴っていないということがあれば企業の損失になります。

関係構築が難しい

こちらもオンラインの場合にいえることですが、対面で会わない分どうしても信頼関係の構築が難しくなります。適度にMTGを設定するなど、コミュニケーションがとられる場をつくると安心ですね。

柔軟性に欠ける

契約を交わしたうえで業務遂行してもらうことになるため、自社社員のように「ついでにこれもやっておいて。」といったようなフレキシブルな対応が出来なくなります。 契約内容に記載された業務にしか対応ができません。追加依頼をするとなると契約内容の見直しが必要になります。

代行会社の選定ポイント

業務内容・範囲・予算の確認

まずは自社でどの業務をどこまでの範囲で、どれぐらいの費用で依頼したいのかまとめてみると会社選定もしやすくなります。 業務が煩雑していてそれすらも時間がとられない場合、代行会社へ問い合わせてみるとよいでしょう。
大手代行会社であれば対応できる業務が多いと思いますが、ニッチな業務や特殊な業務、資格が必要なものはまず対応しているのかどうか確認してみるのをおすすめします。

過去実績の確認

過去実績を確認することで、この会社はどういうカテゴリが得意なのかということがわかります。
自社と似たケースがあればその実績を見て判断しやすくなるでしょう。

セキュリティ対策

大事な企業情報や顧客情報を外部委託することになるため、セキュリティ面の確認は必須です。
代行会社であればプライバシーマークや、それ以外の個人情報保護・セキュリティ関連の認証マークを取得していると安心です。また認証マークの取得確認だけでなく現場でどのような対策を講じているのかも確認しましょう。

クラウドソーシングで個人に依頼する場合、サービスの多くは機密保持契約書の締結をしてから業務に入ってもらいます。

また上記以外に、下記3点についても確認してみるとよいでしょう。

• 専門領域の業務委託であれば資格をちゃんと取得しているのか（資格がないまま対応すると違法となるため）
• 立ち上げにどれだけ時間がかかるのか（即日対応可能なのか）
• 営業担当者とのコミュニケーション（よい関係構築ができるのか）

費用について

代行会社への依頼の場合

月額固定型

契約した業務の成果に応じて月ごとに支払う形態です。20時間、30時間、50時間など月間稼働時間で区切っているケースが多く、時給計算するとだいたい2,000～3,000円が相場となります。 各代行会社にてプランを設定しているケースや、企業ごとにカスタマイズ提案をしてくれる代行会社もあるため、問い合わせてみるとよいでしょう。

従量課金型

処理件数に応じて成果報酬を支払う形態となります。時給制の場合もあります。

（例）メール処理対応（200件）を事務代行した場合
メール1件=150円　1件（150円）×200通=300,000円

という風に計算されます。 スポット対応や限定業務だとこの費用形態が一般的であり、必要な業務に対して支払いをするため無駄なコストが生じません。

クラウドソーシングで個人に依頼する場合

各サービス会社によって設定は異なるものの、おおよその相場は下記のようになります。

各サービス会社のHPで価格表が掲載されているケースが多いので、ぜひ確認してみてください。

事務代行会社7社をご紹介

それでは弊社を含め、事務代行サービス会社をご紹介します。

ウィルオブ・ワーク

【PR】

創業25年、東証一部上場企業のグループ会社。コンタクトセンターや接客販売・営業代行、製造業や保育、システムなど、さまざまな業種の総合人材サービス企業です。 それぞれの領域で専門特化しており、オフィスワークの代行も可能。企業の課題にカスタマイズ提案しておりインソース・アウトソースどちらでも対応が可能です。自社CRMセンターを地方4拠点に構え、コストダウンを実現します。
ウィルオブ・ワーク【公式サイト】

パーソルテンプスタッフ

パーソルテンプスタッフは営業事務のアウトソーシングを得意とする代行会社です。事務以外にもコールセンターサービスなども手掛ける大手企業。今まで培ったノウハウを最大限発揮し、企業の抱える課題を解決してくれます。パーソルテンプスタッフの強みは商流を理解した上での業務棚卸により最適なサービス提供、企業の中で行うインソースのみならず、リモート・在宅を組み合わせた構築が可能です。

キャリアリンク

設立25年以上のキャリアリンクは事務系人材サービス事業を手掛ける企業です。 横浜・神戸・大阪に自社BPOセンターを構え、民間・公共問わず様々な業務委託が可能。派遣事業で得られた集客力と運営実績により迅速な立ち上げを得意とし、最短1週間で100名規模の大型案件立ち上げ実績もあります。キャリアリンクの強みは企画提案～高品質な運用を得意としています。

綜合キャリアオプション

綜合キャリアオプションはオフィスワーク系サービスではデータ入力、書類受付・ファイリング、受発注業務、ペイロール・個人データ管理などに対応しています。 またBPOサービス“ウルフル”を展開しており、都市に構える自社BPOセンターでは90%が自社雇用で運営中。都内3000席、全国4500席のスペースがあり、契約・ロケーション・規模などフルカスタマイズバッファ対応が可能です。

パソナ

人材派遣やBPOサービスを展開する大手企業のパソナは、専門コンサルタントによるBPO導入から立ち上げ・運営まで安心のサポート体制。プロジェクトマネージャーによる必要なスキルアップ研修の実施や、横軸で情報交換ができる仕組みを整備、サービスの品質を担保します。 総務・庶務/受付/人事・労務/採用代行/派遣管理/経理・財務/営業・販売/営業事務・受発注/カスタマーサポート/調達・購買/年末調整・出口調査など対応できる業務は多岐にわたります。

以下はクラウドソーシングサービス会社のご紹介です。

ビズアシ（ビジアシストオンライン）

株式会社クラウドワークスが運営するビズアシは事務領域のマッチングサービスです。営業事務や人事・労務、経理事務、データ入力やライティングなど幅広く対応してくれるアシスタントの登録が多数。完全オンラインで事務業務を遂行します。 「人を雇うまでもないが業務に追われてコア業務に集中できない」「事業状況に応じ必要な時だけリソースを確保したい」「適切な人材が見つからない」このようなお悩みを抱えるご担当者様に適したサービスです。

YPP Your Partner & Planner

YPPは2005年設立、事務代行業を専門に行う代行会社です。企業や個人からの依頼に対して、育児・介護・療養中・障がいをお持ちの方・現在の仕事と掛け持ちしてスキルを磨きたい方など、スキルのある登録者から適任者を選定し、業務遂行してもらうサービス形態です。現在は30代子育て中の女性が一番多く（2022年11月現在）プライバシーマークを取得しており安心してお仕事の依頼ができます。
YPPの得意なこと

まとめ

各企業によって、アウトソーシングしたい業務範囲や業種はさまざまあるため、今回は代行会社とクラウドソーシングを用いた事務代行の方法をご紹介しました。

初めて事務代行の依頼を検討するご担当者さまの参考になれば幸いです。
ウィルオブ・ワークではお客様先でのインソース・自社CRMセンターでの事務代行が可能です！
ご相談やお見積りは無料ですのでぜひお気軽にご相談ください。

よくある質問

事務代行の依頼方法は？

大きく分けて、事務代行会社への依頼と、クラウドソーシングを通じて個人に業務を委託する方法があります。
どちらの方法を選択するかは、業務の内容、必要とするスキルセット、予算、管理能力などによって異なります。
詳しくは本記事の「事務代行を依頼する方法」で説明しているのでご確認ください。

事務代行を利用するメリット・デメリットは？

メリットは(1)コア業務に集中できること (2)人材採用や教育コストの削減 (3)その道のプロに任せることで品質向上 (4)特定時期・特定業務のスポット対応が可能　などです。
デメリットは(1)自社にノウハウが蓄積されない (2)作業者の裁量がわからない場合がある (3)関係構築が難しい (4)柔軟性に欠ける　などです。
詳しくは本記事の「事務代行のメリットとデメリット」で説明しているのでご確認ください。