人材採用は企業にとって重要な課題の1つであり、優秀な人材を確保することは競争力を高める鍵となります。しかし、採用プロセスには多くの時間とリソースが必要であり、特に昨今の労働市場の競争が激化する中、その重要性はさらに増しています。

そこで、注目されているのが採用代行（RPO）サービスです。
本記事では、採用代行のメリットや、採用活動を成功に導くためのポイントについて解説します。

この記事を通じて、採用代行サービスに関する理解を深め、効率的かつ効果的な採用活動を実現させましょう。ぜひ最後までご覧いただき、自社の採用活動に役立ててください。

採用代行（RPO）とは | 概要・他サービスとの違いは？

採用代行（Recruitment Process Outsourcing）は、企業の採用業務を外部の代行会社に委託するサービスです。
採用代行を活用することで、企業は自社リソースを節約することができます。また、採用のプロによるサポートを受けられるため、一連の採用プロセスを効率的に進めることが可能です。
これにより、企業はより戦略的な業務に集中でき、競争力を高めることが期待されます。

採用コンサルティングとの違い

採用代行と採用コンサルティングは、一見似ているようですが異なるサービスです。
それぞれの違いを見ていきましょう。

採用代行は、企業の採用業務を代行会社にアウトソーシングするサービスです。これには、求人広告の作成、応募者対応、面接設定、内定通知など、採用プロセス全体を含みます。

一方、採用コンサルティングは、企業の採用戦略やプロセスに関するアドバイスを受けるサービスです。採用コンサルタントは、企業の現状を分析し、採用戦略の改善方法や最適なアプローチを提案します。ただし、コンサルタントはあくまで方向性や改善点の提案であり、実際の採用業務は企業が自ら行うことが多いため、採用代行を併せて活用するケースも多く見受けられます。

このように、採用代行は採用業務の負担軽減と効率化を目的として実行支援を行うサービスであり、採用コンサルティングは採用戦略の最適化と改善を目的として指導・計画支援を行うサービスとなります。

▼採用コンサルティングに関する記事はこちらをご覧ください
「採用コンサルティング会社11選｜概要・活用メリットや選び方を解説」

人材紹介サービスとの違い

外部から企業に必要な人材を紹介するサービスとして、人材紹介サービスがよく知られています。
では、採用代行と人材紹介サービスは具体的にどのような違いがあるのでしょうか。

人材紹介は、企業が直接雇用する人材を紹介するサービスです。人材紹介会社は企業の募集要項に合った候補者をスクリーニングし、適切な人材を紹介します。企業は紹介された候補者を面接し、採用・入社に至った場合、人材紹介会社に紹介料を支払います（成功報酬型）。
一方で、採用代行は、広範囲にわたる採用業務のサポートを行うサービスです。費用体系は月額固定型または従量課金型のケースが多く、継続的な採用サポートに対して費用が発生します。　※採用代行の場合も成功報酬型を設けている企業もあり

つまり、採用代行は採用プロセス全体を外部に委託して効率化を図るサービス、人材紹介は必要な人材を見つけるためのサポートを提供するサービスとなります。

▼人材紹介に関する記事はこちらをご覧ください
「人材紹介サービスのメリット│コンタクトセンター採用成功の秘訣を徹底解説」
「コールセンター人材紹介6社│メリット・デメリット│必要手続きや選定ポイントを紹介」

採用代行サービス利用企業が増えている背景

近年、企業が採用代行サービスを利用するケースが増加しています。
これは、現代の採用市場や企業の内部状況に関連したいくつかの要因が影響しています。以下、具体的な背景を解説します。

労働市場の競争激化

現在の売り手市場では、優秀な人材を確保する競争が激しくなっています。特に、エンジニアや技術者、金融などの専門職においては、従来の採用手法だけでは必要な人材を確保することが難しくなりつつあります。多くの企業が、求人広告や自社の採用チームだけでは十分な人材を集められず、業務の滞りや成長機会の損失に直面しているのです。これに対処するため、新たな打ち手として採用代行サービスが注目されています。

採用プロセスの複雑化

企業の採用プロセスは年々複雑化しています。求人数の増加、応募者の多様化、フォローアップなど、多くの手間がかかるため、内部リソースだけで対応するのは難しい状況です。
さらに、求職者のスキルや経験が多様化し、各応募者に対してカスタマイズされたアプローチが必要となってきています。また、新しい採用ツールや技術の導入も求められるため、これを効率的に運用するための専門知識も必要です。
これらの要因が重なり、自社の採用チームだけでは十分に対応できない企業が増加しています。

業務効率化とコスト削減

近年、多くの企業が業務効率化とコスト削減の必要性に迫られています。人手不足や働き方改革の進展により、特に採用業務にかける時間とリソースの負担が増大していることが背景にあります。
多忙な採用シーズンには採用チームの人手が足りず、他の重要業務に影響を及ぼすケースが多発しています。また、新しい採用ツールや技術の導入が求められる現代において、これを効率的に運用するための専門知識も不足しがちです。
このように、限られたリソースを最適配分しコスト削減を実現するため、採用代行サービスの利用が増加しています。

急な採用ニーズの発生

プロジェクトの急増や新規事業の立ち上げ、急速な市場変動などの要因で急な採用ニーズが発生する企業が増えています。急な採用ニーズに対応するためには、迅速かつ効果的な採用プロセスが求められますが、社内リソースだけでは対応が難しい場合があります。特に、限られた時間で適切な人材を確保する必要がある場合、社内リソースでは対応が困難になることが多いでしょう。
そのような状況で、専門的な知識とネットワークを持つ外部のプロの力を借りることで、迅速に採用ニーズを満たすことができるため、採用代行の利用が増加しているのです。

採用代行のメリット

コア業務に専念ができる

採用代行サービスを利用することで、企業は一部の採用業務から解放され、主要な業務に専念できるようになります。これにより、戦略的な業務や社員の教育・育成、組織の強化に注力することが可能となり、生産性が向上します。
特に成長期にある企業においては、限られたリソースを効率的に配分することが重要であり、採用代行の利用によってその可能性が広がるでしょう。

採用フロー最適化による業務効率化

採用代行サービスは、最新の採用手法やツールを駆使して採用フローを最適化します。これにより、募集から内定までのプロセスがスムーズに進行し、無駄な工程やタイムラグを削減できます。例えば、応募者のスクリーニングや面接の調整を効率化することで、候補者とのコミュニケーションが迅速に行われ、優秀な人材を逃すリスクも減少します。結果として、全体の業務効率が向上します。

採用コスト削減

従来の採用活動には、求人広告掲載費や人材紹介手数料、イベント開催費用など多くのコストがかかります。採用代行サービスを利用することで、これらのコストを一括して管理し、適正な費用で効果的な採用活動を実施できます。また、採用代行によって内部リソースの使い方が最適化されるため、間接的なコスト削減も実現可能です。さらに、採用活動の効率化により、より短期間で必要な人材を確保できるため、トータルコストの削減につながります。

採用活動の質が向上

代行会社は、多岐にわたる業界での豊富な経験と専門知識を持っています。これにより、企業のニーズに最適な人材を見極め、効率的に採用プロセスを進めることができます。また、最新の求人市場のトレンドや技術を活用した採用手法を駆使することで、採用活動の質が向上し、より多くの優秀な候補者を獲得するチャンスが増えます。さらに、プロの面接や評価基準のノウハウを取り入れることで、より良いマッチングが実現するでしょう。

採用代行のデメリット

採用代行サービスは多くのメリットがありますが、デメリットも考慮する必要があります。デメリットを理解し、適切に対処することで、採用代行の効果を最大限に引き出すことができます。
本章では、採用代行サービスのデメリットを紹介し、それぞれのデメリットを解消するためのポイントについても解説します。

認識のずれによるミスマッチ、採用失敗のリスク

企業と代行会社間での情報共有が不十分だと、企業の求める人物像や文化に適合しない人材が採用されるリスクがあります。これにより、候補者の早期退職やモチベーションの低下につながり、採用が失敗することもあります。

これを防ぐためには、初期段階で代行会社と詳細な要件定義を行い、企業の文化や価値観、求める人材像をしっかり共有することが大切です。さらに、定期的なミーティングを設け、進行状況を確認とフィードバックを行うことで、認識のずれを最小限に抑えることができます。
特に、採用ターゲットに関しては、念入りなすり合わせが重要です。面接の場で感じたターゲットのズレも都度共有し、タイムリーに修正しましょう。これにより、採用プロセス全体で共通の理解を保ち、ミスマッチを防ぐことができます。

採用のノウハウが蓄積されにくい

採用代行を利用すると、自社内に採用ノウハウが蓄積されにくくなります。長期的には、自社が持つべき採用戦略やスキルが不足し、独自の採用力が養われないため、将来的な採用活動においても外部依存が続く可能性があります。

これを解決するためには、代行会社との共同作業を通じてノウハウを積極的に学ぶ機会を設けることが重要です。また、定期的なレポートやレビューを通じて、採用活動の結果や成功事例、失敗事例のフィードバックを受けることで、企業側も知識を蓄積できます。さらに、企業の採用担当者が代行会社の作業をモニタリングし、ノウハウを吸収する体制を整えることも効果的です。

応募者とのコミュニケーションギャップ

採用代行を利用すると、応募者との直接のコミュニケーションが不足することがあります。この結果、応募者が企業の文化やビジョンを十分に理解できず、内定しても入社前に不安を感じることが増えます。また、やり取りが代行業者を介して行われるため、迅速な対応や細やかなフォローが難しい場合があります。

コミュニケーション不足を解消するためには、代行会社と企業の間で明確なコミュニケーション戦略を策定することが重要です。具体的には、企業からの定期的なメッセージやニュースレターを内定者に送る、上長や人事部門が直接応募者と面談を行う機会を設けるなどの対策が考えられます。また、入社前に内定式や説明会などを開催し、企業文化やビジョンを共有することで、応募者が企業への理解を深められるようにしましょう。

採用代行で委託できる業務内容

採用計画

採用計画は、企業が年間を通してどのような人材をどれだけ採用するかを計画するプロセスです。代行会社は、企業のビジネス目標や組織のニーズを踏まえた上で、最適な採用計画の立案をサポートします。これには、採用スケジュールの作成、必要なスキルセットやポジションの定義、必要な採用予算の見積もり、そして求人票の作成や採用マーケットの分析が含まれます。計画的なアプローチにより、採用活動は効率的に進行し、必要な人材をタイムリーに確保することができます。

母集団形成

母集団形成とは、「採用する可能性のある応募者を集めること」を指します。代行会社は、求人広告の作成や適切な求人媒体の選定、採用イベントの企画・実施を通じて、多くの有望な候補者を集めます。また、SNSやリファラルプログラム（社員の紹介制度）を活用し、より多くの応募者を募る戦略を展開します。これにより、企業は多様で適切な人材の候補者リストを持つことができ、選考プロセスを効率的に進められます。

▼母集団形成に関する記事はこちら
「【成功する採用戦略】母集団形成とは│メリットと手法を徹底解説」

応募者管理・対応

応募者との連絡やデータ管理、進捗状況の確認・共有などの応募者管理・対応も代行会社へ依頼が可能です。代行会社は、応募者の履歴書やエントリーシートなど書類の受領、応募者データベースの管理、選考ステージごとの進捗管理を行います。また、応募者からの問い合わせ対応や面接日時の調整など、細かな対応も可能です。これにより、応募者に対する迅速で丁寧な対応が実現し、企業のイメージ向上にもつながります。

面接対応

通常、面接対応はコア業務のため企業が行うことが多いですが、代行会社へ依頼することができます。面接会場の手配や面接官のアサイン、面接実施後の評価シートの作成などのサポートも可能です。また、オンライン面接のセッティングや複数の選考ステージにおける調整も行います。これにより、企業は効率的に面接を実施し、的確な評価を基に最適な候補者を選ぶことができます。

内定者フォロー

内定を出した候補者が正式に入社するまでの期間に行う内定者フォロー業務も、代行会社に依頼可能です。主な業務には、採否連絡や内定通知の送付、入社までの手続きサポート、内定者研修やオリエンテーションの企画・運営が含まれます。
また、内定者の不安や疑問に対するフォローアップも行い、内定辞退のリスクを減らします。これにより、内定者が安心して入社できる環境を整えることができるでしょう。

採用代行会社の選定ポイント

ここからは、代行会社に選ぶ際に確認しておきたいポイントを見ていきましょう。
本章では、以下の4つのポイントについて解説します。

対応可能な業務範囲を確認する

代行会社を選ぶ際には、代行会社が対応可能な業務範囲を確認することが重要です。
代行会社によって得意とする分野は異なります。例えば、母集団形成に強い代行会社もあれば、採用計画から内定者フォローまで一連の流れすべてを対応できる代行会社もあります。ただし、すべての業務を依頼するとコストが高くなるため、本当に依頼が必要なのか見極める必要があります。

まず、自社の課題を明確にしましょう。例えば、母集団形成の一部に課題があるのか、あるいは採用プロセス全体に課題があるのかを具体的に洗い出します。
その上で、依頼する業務が対応可能な会社を選びましょう。これにより、コストを抑えつつ、効果的に採用活動を支援してもらえる代行会社を選定することができます。

情報セキュリティ面の確認

採用代行を利用すると、代行会社が応募者の個人情報や企業の機密情報を扱う事が増えるため、情報漏洩のリスクがあります。そのため、情報の取り扱いには特に注意が必要です。信頼性のある代行会社を選ぶためには、情報セキュリティ対策がしっかりと行われているかどうかを確認しましょう。

ひとつの指標として、Pマーク（プライバシーマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証状況を確認することも有効です。応募者や企業の重要なデータを安全に管理するためには、こうしたセキュリティ認証を持つ代行会社を選ぶことが推奨されます。

コミュニケーション方法の確認

採用業務を代行会社と一緒に進めるためには、適切なコミュニケーションが不可欠です。コミュニケーションが不足すると、「認識のズレによるマッチングミス」「応募者の対応漏れ・共有漏れ」「情報伝達の遅延」などのリスクが発生します。

これらのリスクを防ぐために、定期的なミーティングを設けて、進捗状況や募集したいターゲット像の認識をすり合わせることが重要です。また、対応・共有漏れが発生しないよう、重要な連絡は電話で行うだけでなく、メールやコミュニケーションツール（Teams、Slackなど）にもエビデンスを残すようにします。これにより、情報共有が確実になり、トラブルを未然に防ぐことができます。

▼おすすめの採用代行会社に関する記事はこちら
「採用代行（RPO）比較10選｜活用するメリットや料金・選び方の解説」

まとめ

採用代行（RPO）は、企業の採用業務を効率化し、コア業務に専念するための貴重な支援サービスです。これにより、業務効率化、コスト削減、採用活動の質向上などのメリットが得られます。
しかし、適切な代行会社を選定するためには、対応範囲や情報セキュリティ体制、コミュニケーション方法などのポイントを確認することが重要です。
これらのポイントをしっかりと押さえることで、自社の課題に照らして最適な代行会社を選ぶことができます。

効果的な採用活動を実現し、企業成長を支える優秀な人材を確保するために、慎重かつ計画的な選定プロセスが求められます。採用代行を上手に活用し、企業の発展に役立ててください。