コールセンター業務にパソコンスキルは必要？必要最低限なものから重宝スキルまで解説

コールセンターの仕事では、電話やメールでの注文受付やお問い合わせ対応、さらには営業のアポイント取得などを行います。

業務の中では、お客さまとの会話内容の入力や顧客データの管理など、パソコン操作が欠かせません。

この記事では、コールセンターで働く際に求められるパソコンスキルや、仕事で活かせるスキルについて詳しく解説します。

「パソコンが苦手でコールセンターへの転職を迷っている」という方も、ぜひ参考にしてください。

コールセンターでの業務内容は？

コールセンターの業務は、お客さまからのお問い合わせの電話に応対するインバウンド（受信）と企業側からお客さまに電話をして営業のアポイント取得をするなどのアウトバウンド（発信）があります

インバウンド（受信）業務では、お客さまから名前や生年月日などの情報を伺い、パソコンに入力したり、システムからお客さま情報を呼び出したりする必要があります。

電話対応をしながらパソコン作業を並行して行うスキルが求められます。

一方、アウトバウンド（発信）業務では、顧客リストを確認し、情報の更新や日程調整後のメール送信などを行います。

場合によっては、顧客へ事前資料を送付することもあります。

このように、どちらの業務でもパソコン操作は欠かせません。

コールセンターでのパソコンスキルの必要性

上記で記載したとおり、電話対応を行いながらパソコン操作をするので、最低限パソコンは使える・文字は打てる程度のスキルは必要です。

コールセンターでは、対応マニュアルをフォルダから探して表示しながらお客さま対応をすることも少なくありません。

どこにそのフォルダがあるのか、フォルダはどのように閲覧するのかなどは覚えておくようにしましょう。

また、お客さまからのご要望やクレームを入力する場面が大変多いため、タイピングスキルもあると良いです。

コールセンターで働く上でおすすめのパソコンスキル

コールセンター業務で、最低限身につけておきたいスキルと身につけておくと業務がスムーズに遂行できるスキルを紹介します。

マウスやキーボード操作などの基礎

パソコンを使う上で必ず必要ともいえるのが、マウスやキーボードの操作です。

マウスを使ってカーソルを目的の場所まで移動させクリックする動作や、キーボードで文字を打つ動作は最低限身につけておきましょう。

どこを押せば文字や数字が打てるのか、改行や文字の削除を行うキーがどこにあるかなど、基本的なことはマスターしておく必要があります。

タイピングスキル（ブラインドタッチ）

コールセンターでは、手元を見ずに画面を見ながら打つ「ブラインドタッチ」があると便利です。

入力方法は主に「かな入力」と「ローマ字入力」がありますが、ほとんどのパソコンはローマ字入力が初期設定なので、初心者はローマ字に慣れておくと安心です。

最初から完璧に手元を見ずに打つ必要はありませんので、まずは正確にタイピングすることを意識し、少しずつ手元から画面に目線を移す練習をしていきましょう。

最終的には、お客さまの話すスピードに合わせてミスなく入力できることを目標にしましょう。

セキュリティ対策の意識

コールセンターは個人情報を扱うため、セキュリティ対策の意識もあると嬉しいスキルです。

どういったセキュリティ対策ソフトを導入すればいいかなど、会社側が考えるべきことは気にしなくて問題ありません。

しかし、業務中にパソコン画面に何かの警告が出た時、自分で判断がつかないまま勝手な操作をしてしまうと、ウイルス感染などの思わぬ事故につながることもあります。

何か警告や見慣れない表示が出た際は、すぐに先輩や上司に相談するようにし、基本的なセキュリティ対策の意識を持つようにしましょう。

ワードやエクセルのスキルは必須ではない？

これまで、コールセンターで働く際に必要なスキルを紹介してきました。

ここからは、ワードやエクセルなどのスキルが必要かどうかについて解説していきます。

独自システムを使うため必須ではない

コールセンターで業務をする際にワードやエクセルのスキルは必要ありません。

どの会社もほとんど独自システムを導入しているため、ワードで何か文章を打ったりエクセルで表を作ったりする機会はほぼないといえます。

入社後は、その会社の独自システムの利用方法をいち早く覚える必要がありますが、新人オペレーターには研修期間があるのでシステムの利用方法もしっかり教育が行われます。

そのため、独自システムについてはそこまで臆病にならなくて大丈夫ですよ。

SVなど管理職の場合は必要

SV（スーパーバイザー）と呼ばれるオペレーターの教育・監督・マネジメントなどを行うリーダー職では、ワードやエクセルのスキルが必要です。

SVの下には少なくとも2～3人、多いと10人ほどのオペレーターがついていることがあり、オペレーターたちのシフトを組む際にはエクセルでの表作成が必要になります。

また、業務計画をワードにまとめることもあるため、将来SVを目指すのであれば、ワードとエクセルも使いこなせるようにならなくてはなりません。

パソコンスキルの有無で採用・不採用は分かれる？

パソコンスキルの有無がコールセンターの採用に大きく影響することはあまりありません。

パソコン操作に自信がなくても、コールセンターの仕事は安心して始められます。

ただし、タイピングやマウス操作などの基本的なパソコン操作は必要なので、面接や業務に備えて、日頃からタイピングスキルを少しずつ磨いておくと安心です。

よくある質問

これまでの内容を参考に、コールセンターのパソコンスキルについてよくある質問を紹介していきます。

コールセンターの業務はパソコンを使いますか？

電話のみの対応と思われる方もいますが、実際はお客さま情報や電話で対応した内容を記録するためにもパソコンでの操作が必要です。

そのため、電話対応の求人だったとしてもパソコン操作を行うことを考慮しておきましょう。

必要になるパソコン操作の範囲は、会社によっては独自のシステムを使うことがあるため基本的なパソコン操作ができれば大丈夫です。

パソコンスキルの有無は採用結果にも影響しますか？

コールセンターの業務では、ワードやエクセルのスキルは基本的に必要ありません。

ただし、タイピングやマウス操作などの基本的なパソコンスキルは求められます。

パソコンスキルの有無が採用に直接影響することは少ないですが、日頃からタイピングを少しずつ練習しておくと、安心して仕事を始められます。

まとめ

コールセンターで働く場合、難しいパソコンスキルはそれほど必要ありません。

ただし、パソコン操作がまったく分からない方や、タイピングが全くできない方は、業務に支障が出ることがあります。最低限のスキルは身につけておくことが大切です。

さらに、タイピングや操作スピードなどのスキルを少しずつ身につけておくと、業務がよりスムーズに進みます。

お客さま対応の質だけでなく、社内業務の効率も高めるため、今回の記事を参考に、少しずつパソコンスキルのアップを目指していきましょう。