日々の業務の中で、電話対応や書類作成、データ入力などの事務作業に追われて、肝心の業務に集中できない…そんなお悩みを抱えていませんか？

• 「電話や雑務に追われて、営業や企画などのコア業務に時間を割けない」
• 「事務スタッフの退職や育休などで、一時的に人手が足りない」
• 「月末などの繁忙期だけ、柔軟に事務作業を外部に任せたい」

このような課題をお持ちの企業様に向けて、本記事では事務代行サービスの活用方法をご紹介します。
大手代行会社やクラウドソーシングサービスの比較をはじめ、事務代行のメリット・デメリット、選び方のポイントも解説しています。

「今すぐ業務負担を軽減したい」「効率よく事務作業を任せたい」とお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

事務代行サービスとは

事務代行サービスとは、企業や個人が日常的に行っている事務作業を、外部の専門業者に委託するサービスです。
書類作成・データ入力・経理・スケジュール管理など、煩雑な業務をアウトソーシングすることで、コア業務への集中・業務効率化・コスト削減が期待できます。

最近では、一般事務に限らず、人事・経理・総務・受発注管理などの専門性の高い業務にも対応できる代行会社が増えており、幅広いニーズに応えています。

事務代行サービスの特徴

さまざまな業務に幅広く対応している

事務代行サービスでは、単純な事務作業から専門知識を要するサポート業務まで、さまざまな分野をカバーしています。

下記は、一般的に対応可能な業務の一例です。

	業務内容
一般事務	データ入力業務、書類作成、郵送物の仕分け・整理、ファイリング
営業サポート・アシスタント業務	電話・メール対応、スケジュール調整、顧客管理、請求処理対応、資料作成
人事業務	社員勤怠管理、給与計算、採用業務、候補者対応・管理
経理業務	仕訳入力・伝票処理、支払い処理・振込業務、請求書発行・入金管理、経費精算、決算・申告業務、年末調整業務
総務業務	福利厚生整備、社内イベント企画、備品管理・発注、施設管理、各種書類作成
受発注業務	受注業務、発注業務、電話・メール対応、顧客管理

これら以外にも、より高度な業務に対応できる会社もあるため、依頼内容に合ったサービス内容を確認することが重要です

事務代行の依頼方法

事務代行は、大きく以下の2つの方法で依頼できます。

事務代行会社（アウトソーサー）に依頼

専門の代行会社に業務を委託する方法です。
事務業務に精通したスタッフによる安定した品質が特長で、継続的・複雑な業務にも対応可能です。
業務体制やサポートの充実度を重視したい場合に適しています。

クラウドソーシングで個人に依頼

「クラウドソーシング」は、インターネット上のプラットフォームを通じて、特定スキルを持つ個人とマッチングし、業務を委託する手法です。
スポット業務や短期的な案件などに柔軟に対応でき、コストを抑えたい場合に有効です。
ただし、品質管理や進捗管理は企業側の工夫が求められます。

最適な依頼方法を選ぶには？

事務代行をどの形で依頼するかは、以下のような要素によって異なります。

• 業務の内容・難易度
• 必要なスキルセット
• 業務量や期間
• 予算や管理体制

自社の状況や目的に応じて、最も適したサービス形態を選ぶことが、事務代行を効果的に活用する鍵となります。

事務代行サービスのメリットとデメリット

事務代行サービスのメリット

事務代行を利用するメリットとしては下記の4つがあげられます。

コア業務に集中できる

事務代行サービスを利用する最大のメリットは、日々の煩雑な事務作業から解放され、本来注力すべきビジネス活動やコア業務に集中できることです。これにより、事業の成長に貢献できたり、新たなプロジェクトへの取り組みに、より多くの時間とリソースを割くことが可能となります。

人材採用や教育コストの削減になる

新たに人材を採用し、必要なスキルを身につけさせるための時間やコストを削減できます。事務代行サービスでは、専門的なスキルを持ったプロフェッショナルがすぐに業務を開始できるため、採用プロセスや教育プロセスにかかる負担が軽減されます。

高品質な対応が期待できる

事務代行サービスを提供する企業は、多種多様な業務に対応するための専門知識とノウハウを持っています。専門性の高い業務であっても、その道のプロフェッショナルに任せることで、業務の品質を維持しつつ、効率的に進めることができるので、顧客満足度向上にも貢献します。

また、昨今利用者が増えているクラウドソーシングで個人に依頼する場合でも、専門知識を持ったプロが多数登録しています。人材を探す際もカテゴリごとにサーチできるので利便性が高く、コストパフォーマンスに優れているため注目を集めています。

特定時期・特定業務のスポット対応が可能

繁忙期だけ、産休に入った社員の休暇期間だけ、この業務だけ、といったスポット対応依頼ができることもメリットのひとつです。繁忙期やプロジェクトベースでの業務に対応するための一時的なサポートが必要な場合にも、事務代行サービスは柔軟に対応してくれます。必要な時に必要なサービスを利用できるため、業務のスケーリングが容易になります。

事務代行サービスのデメリット

事務代行は多くのメリットがある一方、以下の点に注意が必要です。

自社にノウハウが蓄積されにくい

事務業務をアウトソーシングすることにより、社内へノウハウや情報が残しづらくなります。大型案件であればあるほど専門的になりやすく、社内へノウハウを蓄積することが難しいため、将来的に社内に戻す場合も想定した上でサービス利用を検討しましょう。

柔軟性に欠ける

事務代行は契約に基づいて業務を遂行するため、自社社員のように臨機応変な対応は難しい場合があります。
「これもついでにお願い」といった突発的な依頼には応じられないことが多く、原則として契約書に記載された業務範囲内での対応となります。追加の業務を依頼する際は、契約内容の見直しや再調整が必要になる場合があります。

▼業務効率化・コスト削減に関する記事はこちら：
「業務効率化ソフトウェア「RPA」とは？導入メリットについて徹底解説」
「コスト削減を実現するAI-OCRとは｜概要や導入メリット、活用方法を解説」

事務代行サービスの選定ポイント

事務代行サービスの導入を成功させるには、目的や業務内容に合った適切なサービス提供者を選ぶことが非常に重要です。ここでは、選定時に必ず押さえておきたいポイントをご紹介します。

業務内容・範囲・予算の確認

まずは、自社でどの業務を・どこまでの範囲で・どれくらいの費用感で依頼したいのかを整理しましょう。これを事前に把握しておくことで、代行会社との打ち合わせがスムーズになり、比較検討も容易になります。「そもそも業務が煩雑で整理できていない…」という場合は、代行会社へ直接相談してヒアリングを受けながら整理するというアプローチも有効です。なお、大手代行会社は幅広い業務に対応可能ですが、ニッチな業務や資格が必要な業務については対応可否を事前に必ず確認しましょう。

過去実績の確認

その会社がどのような業種・業務に強いのかを知るには、過去の実績確認が有効です。
自社と同じ業種・課題を扱った事例があれば、サービスの再現性や品質を判断する大きな材料となります。ぜひ、チェックしましょう。

セキュリティ対策

大事な企業情報や顧客情報を外部委託することになるため、セキュリティ面の確認は必須です。
プライバシーマーク（Pマーク）やISMSなどの認証取得状況が確認できると安心です。また認証マークの取得確認だけでなく、セキュリティ対策についてどのような対策を講じているのかも確認しましょう。

クラウドソーシングで個人に依頼する場合も、業務開始前にNDA（機密保持契約）を交わすのが一般的です。
セキュリティ方針が明文化されているか、明確に説明されているかも確認しておきましょう。

業務に必要な資格の有無

資格が必要な業務（例：給与計算、社労士業務など）を依頼する場合は、法令に基づく対応が可能か必ず確認しましょう。

立ち上がりのスピード

「急ぎで対応してほしい」「すぐに着手してほしい」といったニーズがある場合は、見積もりから稼働開始までのリードタイムを事前に確認することが重要です。

営業担当者との連携・対応力

依頼内容や変更点をスムーズに伝えられる信頼できる担当者がついているかも大切なチェックポイント。やりとりのレスポンスや提案力も、長期的な関係構築に影響します。

事務代行サービスの費用について

代行会社（アウトソーサー）に依頼する場合

月額固定型

月額固定型は、事務代行会社と月単位の契約を結び、あらかじめ決められた稼働時間に応じて定額で支払う方式です。

• 月間20時間／30時間／50時間など、時間単位でプラン設定
• 時給換算で 2,000〜3,000円程度が相場
• 契約期間や業務内容に応じて カスタマイズ可能なプランも多い

固定費として予算管理しやすく、継続的に一定量の業務が発生する企業に向いています。

従量課金型

従量課金型は、実施した業務量に応じて費用を支払う形式のため、スポット対応や限定業務に最適な費用体系です。

【例】メール200件の対応を依頼する場合

• 単価：1件あたり150円
• 合計：150円 × 200件 = 30,000円
• その他、単価設定の一例：
  　└ 電話対応：300円／件
  　└ 入力業務：100円／件 など

使った分だけ支払う形式なので、無駄なコストが発生しづらいのが特徴です。

クラウドソーシングで個人に依頼する場合

フリーランスとマッチングできるクラウドソーシングでは、比較的低価格でスポット的な依頼が可能です。
ただし、業務管理や品質担保は自社で行う必要があります。

【相場の目安（1件・時間単位）】

業務内容	費用の目安
データ入力	1,000円～ / 時間
資料作成・マニュアル作成	30,000円～ / 件
エクセル表作成・関数処理	5,000円～ / 件
経理補助業務	1,500円～ / 時間

クラウドソーシングは、費用を抑えつつ特定業務だけ依頼したい場合に適しています。

事務代行費用は「業務の内容・難易度・ボリューム」で決まる

事務代行の費用は、「何をどのくらい任せたいか」によって大きく変動します。
代行会社を選ぶ際は、サービス内容と料金のバランスが自社に合っているかを必ず確認しましょう。

事務代行サービス7社をご紹介

それでは弊社を含め、事務代行サービス会社をご紹介します。

ウィルオブ・ワーク

【PR】

創業25年、東証一部上場企業のグループ会社。コンタクトセンターやオフィスワーク、接客販売営業務、営業代行、製造業、介護・保育、システムなど、さまざまな業種の総合人材サービス企業です。 それぞれの領域で専門特化しており、オフィスワークの代行実績も豊富です。企業の課題にカスタマイズ提案しておりインソース・アウトソースどちらでも対応が可能です。自社CRMセンターを地方4拠点に構え、コストダウンを実現します。
ウィルオブ・ワーク【公式サイト】

パーソルテンプスタッフ

パーソルテンプスタッフは営業事務のアウトソーシングを得意とする代行会社です。事務以外にもコールセンターサービスなども手掛ける大手企業。今まで培ったノウハウを最大限発揮し、企業の抱える課題を解決してくれます。パーソルテンプスタッフの強みは商流を理解した上での業務棚卸により最適なサービス提供、企業の中で行うインソースのみならず、リモート・在宅を組み合わせた構築が可能です。

キャリアリンク

設立25年以上のキャリアリンクは事務系人材サービス事業を手掛ける企業です。 横浜・神戸・大阪に自社BPOセンターを構え、民間・公共問わず様々な業務委託が可能。派遣事業で得られた集客力と運営実績により迅速な立ち上げを得意とし、最短1週間で100名規模の大型案件立ち上げ実績もあります。キャリアリンクの強みは企画提案～高品質な運用を得意としています。

綜合キャリアオプション

綜合キャリアオプションはオフィスワーク系サービスではデータ入力、書類受付・ファイリング、受発注業務、ペイロール・個人データ管理などに対応しています。 またBPOサービス“ウルフル”を展開しており、都市に構える自社BPOセンターでは90%が自社雇用で運営中。都内3000席、全国4500席のスペースがあり、契約・ロケーション・規模などフルカスタマイズバッファ対応が可能です。

パソナ

人材派遣やBPOサービスを展開する大手企業のパソナは、専門コンサルタントによるBPO導入から立ち上げ・運営まで安心のサポート体制。プロジェクトマネージャーによる必要なスキルアップ研修の実施や、横軸で情報交換ができる仕組みを整備、サービスの品質を担保します。 総務・庶務/受付/人事・労務/採用代行/派遣管理/経理・財務/営業・販売/営業事務・受発注/カスタマーサポート/調達・購買/年末調整・出口調査など対応できる業務は多岐にわたります。

以下はクラウドソーシングサービスのご紹介です。

ビズアシ（ビジアシストオンライン）

株式会社クラウドワークスが運営するビズアシは事務領域のマッチングサービスです。営業事務や人事・労務、経理事務、データ入力やライティングなど幅広く対応してくれるアシスタントの登録が多数。完全オンラインで事務業務を遂行します。 「人を雇うまでもないが業務に追われてコア業務に集中できない」「事業状況に応じ必要な時だけリソースを確保したい」「適切な人材が見つからない」このようなお悩みを抱えるご担当者様に適したサービスです。

YPP Your Partner & Planner

YPPは2005年設立、事務代行業を専門に行う代行会社です。企業や個人からの依頼に対して、育児・介護・療養中・障がいをお持ちの方・現在の仕事と掛け持ちしてスキルを磨きたい方など、スキルのある登録者から適任者を選定し、業務遂行してもらうサービス形態です。現在は30代子育て中の女性が一番多く（2022年11月現在）プライバシーマークを取得しており安心してお仕事の依頼ができます。
YPPの得意なこと

事務代行サービスのまとめ

各企業によって、アウトソーシングしたい業務範囲や業種はさまざまあるため、今回は代行会社（アウトソーサー）とクラウドソーシングを用いた事務代行の方法をご紹介しました。

初めて事務代行の依頼を検討するご担当者さまの参考になれば幸いです。
ウィルオブ・ワークではお客様先でのインソース・自社CRMセンターでの事務代行が可能です！
ご相談やお見積りは無料ですのでぜひお気軽にご相談ください。

よくある質問

事務代行の依頼方法は？

大きく分けて、事務代行会社への依頼と、クラウドソーシングを通じて個人に業務を委託する方法があります。
どちらの方法を選択するかは、業務の内容、必要とするスキルセット、予算、管理能力などによって異なります。
詳しくは本記事の「事務代行を依頼する方法」で説明しているのでご確認ください。

事務代行を利用するメリット・デメリットは？

メリットは(1)コア業務に集中できること (2)人材採用や教育コストの削減 (3)その道のプロに任せることで品質向上 (4)特定時期・特定業務のスポット対応が可能　などです。
デメリットは(1)自社にノウハウが蓄積されない (2)作業者の裁量がわからない場合がある (3)関係構築が難しい (4)柔軟性に欠ける　などです。
詳しくは本記事の「事務代行のメリットとデメリット」で説明しているのでご確認ください。