事務業務は、企業運営に欠かせない一方で、煩雑で多くの時間を必要とします。「日々の事務作業に追われて、コア業務に十分なリソースを割けない」と悩む企業も少なくありません。

このような課題を解決する手段として注目されているのが事務アウトソーシングです。事務作業を専門のアウトソーサーに委託することで、業務効率の向上やコスト削減を実現し、企業の生産性を飛躍的に高めることが可能になります。

本記事では、事務アウトソーシングのメリット・デメリット、選び方のポイントなどを分かりやすく解説します。コネナビ編集部厳選、事務のアウトソーサーも8社ご紹介していますので、事務業務の負担軽減を目指したい方は、ぜひご一読ください。

事務のアウトソーシングとは

事務のアウトソーシングとは、企業が日常の事務業務を専門業者に外部委託することを指します。業務効率の向上やコスト削減を目的として、多くの企業が事務作業をアウトソーシングしており、その需要は年々増加しています。

アウトソーシングに向いている事務業務の特徴

事務業務は、定型化されていることや反復作業が多いことから、アウトソーシングに適している業務です。特にコア業務ではないため、外部業者に委託しても業務に支障が出にくいのが特徴です。

また、事務業務は業種を問わず共通点が多いため、初めてアウトソーシングを利用する企業でも、比較的スムーズに導入できるという利点があります。

アウトソーシングが可能な事務業務の例

事務業務と一口に言っても、その内容は多岐にわたります。具体的にどのような業務がアウトソーシングできるのか、以下に代表的な例を紹介します。

	業務内容
一般事務	データ入力業務、書類作成、郵送物の仕分け・整理、ファイリングなど
営業サポート・アシスタント業務	電話・メール対応、スケジュール調整、顧客管理、請求処理対応、資料作成など
人事業務	社員勤怠管理、給与計算、採用業務、候補者対応・管理など
経理業務	仕訳入力・伝票処理、支払い処理・振込業務、請求書発行・入金管理、経費精算、決算・申告業務、年末調整業務など
総務業務	福利厚生整備、社内イベント企画、備品管理・発注、施設管理、各種書類作成など
受発注業務	受注業務、発注業務、電話・メール対応、顧客管理など

さまざまな業種に対応している「事務アウトソーシングサービス」ですが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。次の章では、サービスのメリットとあわせて、利用時に考えられるデメリットについても解説します。

事務アウトソーシングのメリットとデメリット

事務アウトソーシングのメリット

業務効率の向上

事務業務をアウトソーシングすれば、社員は営業活動や企画業務などのコア業務に専念できます。業務の「選択と集中」により生産性が高まり、売上向上にもつながります。時間とリソースの無駄を減らすことで、業務効率の改善は確実に期待できるでしょう。

コスト削減

自社で事務スタッフを雇用する場合、求人費用や教育コスト、労務管理の手間が発生します。一方、アウトソーシングなら外注費用だけで済み、人件費の最適化と固定費の削減が可能です。業務内容に応じて柔軟に依頼できるため、無駄なコストも発生しにくくなります。

専門性の高いサービスが利用できる

アウトソーサーは事務業務に精通したプロフェッショナルです。設計から運営までをスピーディーに対応し、高品質なサービスを提供します。クラウドソーシングを利用すれば、専門知識を持つフリーランスに依頼でき、コストパフォーマンスも高く、効率的です。

柔軟な対応が可能

期間限定の業務や特定の業務だけを依頼できる点も大きなメリットです。必要なときだけアウトソーシングすることで、人材採用や教育の手間を省き、リソースを無駄なく活用できます。

事務アウトソーシングのデメリット

セキュリティリスクがあること

業務委託では、機密情報や顧客データをアウトソーサーに渡す場合があります。そのため、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクはゼロではありません。セキュリティ対策が万全な業者を選定し、契約内容や管理体制を確認することが重要です。

ナレッジやノウハウが社内に蓄積されにくい点

事務業務をアウトソーシングすると、ノウハウや業務知識が社内に残りづらいという点が考えられます。業務マニュアルの共有を依頼しても、サービス規定上対応できない場合もあるため、事前に確認が必要です。

業務のブラックボックス化

アウトソーシングを進めると、業務の進捗やプロセスが見えにくくなる「ブラックボックス化」が懸念されます。委託先との定期的な報告体制や業務の可視化を徹底し、自社で管理する意識が重要となるでしょう。

事務のアウトソーシング費用

事務アウトソーシングの費用は、主に「月額固定型」、「従量課金型」、「クラウドソーシング」の3つに分けられます。それぞれの費用体系と相場を見ていきましょう。

費用体系（月額固定、従量課金、契約期間）

月額固定型

契約した業務の成果に応じて、月ごとに固定金額を支払う形態です。

月間稼働時間で区切っているケースが多く、以下が一般的な相場です。

稼働時間	料金
20時間	50,000円
30時間	80,000円
50時間	120,000円

時給換算すると約2,400～2,500円程度となります。アウトソーサーによってはカスタマイズ提案も可能なため、問い合わせることをおすすめします。

従量課金型

処理件数や作業時間に応じて成果報酬を支払う形態です。

例：メール処理対応を事務代行した場合

• メール1件 = 150円
• 1件（150円）× 200通 = 30,000円

スポット対応や限定業務に適しており、必要な業務に対してのみ支払いが発生するため、コスト効率が高いです。

クラウドソーシングで個人に依頼する場合

クラウドソーシングサービスを活用し、個人に事務作業を依頼する形態です。

相場目安：

• データ入力：1,000円～ / 時間あたり
• 資料作成・マニュアル作成：30,000円～
• エクセル作成：5,000円～
• 経理事務：1,500円～ / 時間あたり

ポイント：各クラウドソーシング企業のHPや価格表を確認すれば、業務内容に合った依頼先を見つけやすいので、チェックしてみてください。

事務アウトソーサーの選定ポイント

事務アウトソーサーを選ぶ際にチェックすべきポイントを厳選してお伝えします。

信頼と実績

まずは、委託実績の有無を確認しましょう。依頼予定の業務内容と同様の実績があれば、安心して任せられます。また、依頼者の要望やニーズを理解し、最適な提案ができる営業担当者かどうかも重要です。対応の丁寧さや提案力も判断基準に加えましょう。

セキュリティ面

セキュリティ対策は最重要事項です。業者がどのようなセキュリティ施策を実施しているかをヒアリングし、機密情報や顧客データの保護体制を確認しましょう。自社の情報を安全に管理できる業者か、慎重に見極める必要があります。

サービス内容とコスト

費用とサービス内容のバランスも選定のポイントです。「安さ」だけで判断するのは危険です。対応人員や作業工程、サービス品質には費用相応の理由があります。事前に社内の事務業務コストを算出し、見積もりとサービス内容を比較・検討しましょう。

アウトソーシングの注意点

事務業務をアウトソーシングする際に、気を付けておきたいポイントをお伝えします。

現状の問題点の洗い出しと課題選定

アウトソーシングを検討する前に、現状の業務内容と問題点を洗い出し、依頼範囲を明確にしましょう。これにより、社内で対応すべき業務と外部委託するべき業務を区別できます。

委託費用が高額になる恐れ

コスト削減が目的であっても、逆に費用が高額になるケースもあります。業務範囲を限定し、契約期間や料金体系を事前に確認することで、コスト増大を防ぎましょう。

情報漏洩リスクがあることを念頭に置く

外部に業務を委託する以上、情報漏洩リスクは避けられません。万が一の対応策を事前に検討し、必要最低限の業務に絞って委託することで、リスクを軽減できます。

アウトソーシングする業務の将来性を考える

アウトソーシングした業務は、社内にノウハウが蓄積されにくくなります。将来的に内製化を視野に入れる場合は、情報共有やナレッジ管理の対策も考慮しましょう。長期的な運用方針を決めることで、スムーズな移行が可能です。

事務アウトソーシング8社

それでは、弊社を含め事務のアウトソーシングが可能な代行会社をご紹介します。クラウドソーシングサービスを含めた8社のサービスをご紹介します。

ウィルオブ・ワーク

【PR】

創業25年、東証一部上場企業のグループ会社であるウィルオブ・ワークは、コンタクトセンターやオフィスワーク領域に専門特化している総合人材サービス会社です。
事務業務のアウトソーシング実績もあり、企業の課題にカスタマイズ提案が可能。
インソース・アウトソースどちらでも対応が可能です。
自社CRMセンターを地方4拠点に構え、コストダウンを実現します。

ウィルオブ・ワーク【公式サイト】

YPP

YPPは2005年設立、事務代行業を専門に行うアウトソーサーです。
企業や個人からの依頼に対して、育児・介護・療養中・障がいをお持ちの方・現在の仕事と掛け持ちしてスキルを磨きたい方、などスキルのある登録者から適任者を選定し、業務遂行してもらうサービス形態です。
現在は30代子育て中の女性が一番多く（2022年11月現在）プライバシーマークを取得しており安心してお仕事の依頼ができます。
得意なこと：小さい仕事、大きい仕事、繁忙期のみ、経理や会計など！（https://omakase-ypp.jp/charge/specialty/）

フジ子さん

フジ子さんは、オンライン上で業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。
高い実務能力をもったスタッフが在籍しており、料金が業界水準のおよそ半額であることが特徴的なサービスです。
必要なときに、必要な分だけ依頼したいという企業にとって便利なサービスとなっています。
無料のトライアル期間もあり。はじめてサービスを利用する方にとってもおすすめです。

ビズアシスタントオンライン

株式会社クラウドワークスが運営するビズアシは事務領域のマッチングサービスです。
営業事務や人事・労務、経理事務、データ入力やライティングなど幅広く対応してくれるアシスタントの登録が多数。完全オンラインで事務業務を遂行します。
「人を雇うまでもないが業務に追われてコア業務に集中できない」「事業状況に応じ必要な時だけリソースを確保したい」「適切な人材が見つからない」このようなお悩みを抱えるご担当者様に適したサービスです。

HELPYOU

HELP YOUはバックオフィス業務に特化したオンラインアシスタントサービスです。企業のニーズに合わせて、アシスタントサービスかスペシャリストサービスが選べます。ビジネススキルはもちろん、厳しい採用プロセスをクリアした優秀なアシスタントが活躍している点、「チーム制」のため万が一人材が退職しても業務が滞る心配がない点、専属ディレクターが必ず1名つくので業務の効率化・スピードアップが期待できる点がHELP YOUの強みです。

綜合キャリアオプション

綜合キャリアオプションはオフィスワーク系サービスではデータ入力、書類受付・ファイリング、受発注業務、ペイロール・個人データ管理などに対応しています。 またBPOサービス“ウルフル”を展開しており、都市に構える自社BPOセンターでは90%が自社雇用で運営中。都内2700席、全国3100席のスペースがあり、契約・ロケーション・規模などフルカスタマイズバッファ対応が可能です。

パーソルテンプスタッフ

営業事務のアウトソーシングを得意とするアウトソーサーです。事務以外にもコールセンターサービスなども手掛ける大手企業。今まで培ったノウハウを最大限発揮し、企業の抱える課題を解決してくれます。パーソルテンプスタッフの強みは商流を理解した上での業務棚卸により最適なサービス提供、企業の中で行うインソースのみならず、リモート・在宅を組み合わせた構築が可能です。

キャリアリンク

設立26年以上のキャリアリンクは事務系人材サービス事業を手掛ける企業です。 横浜・神戸・大阪に自社BPOセンターを構え、民間・公共問わず様々な業務委託が可能。派遣事業で得られた集客力と運営実績により迅速な立ち上げを得意とし、最短1週間で100名規模の大型案件立ち上げ実績もあります。キャリアリンクの強みは企画提案～高品質な運用を得意としています。

まとめ

事務業務をアウトソーシングすることで、社員の業務効率は格段とあがります。依頼する業務の内容や範囲によってはコストダウンも実現するでしょう。

一方で、どこまでの範囲の業務を依頼するのか、セキュリティ対策は本当に大丈夫なのか等、社内で議論し判断すべきことはたくさんあります。

本記事がお悩みを抱えている企業ご担当者様のお役に立てることを願っております。
ウィルオブ・ワークでは、いつでも無料ご相談が可能です！お気軽に事務アウトソーシングのお悩みについてご相談ください。