電話代行サービスは、業務効率の向上や顧客対応の質を高めるために非常に有用ですが、多くの選択肢がある中で、どの代行会社を選ぶべきか迷う方も多いかと思います。

本記事では、電話代行のメリット・デメリットや、自社のニーズに合わせた最適な選び方のポイントも解説します。

また、福岡エリアで電話代行サービスの導入を検討している方に向けて、おすすめの8社を厳選してご紹介します。 最後まで読み進めていただくことで、より適切な電話代行サービスを見つけ、ビジネスの成功へと繋げるヒントを得ることができるでしょう。

電話代行とは？ | サービスの概要

電話代行サービスとは、代行会社が企業に代わって電話応対を行うサービスです。顧客からの問い合わせや予約受付などを電話対応のプロであるオペレーターが対応することで、社員の業務負担を軽減し、業務効率向上が見込めます。 また、24時間365日対応可能なサービスもあるため、顧客対応の質を高めるだけでなく、ビジネスチャンスを逃さないための有力なツールとなります。

電話代行のメリット

コスト削減

自社で電話応対スタッフを雇用する場合、人件費や教育費、設備費などの経費が発生します。しかし、電話代行サービスを利用すれば、これらのコストを大幅に削減できます。特に、中小企業やスタートアップにとっては、効率的にリソースを活用し、初期費用を抑えた運営が可能となるでしょう。

業務効率化による生産性向上

本来、対応すべき電話応対を外部に任せることで、社員は本来の業務に専念することができ、生産性向上が見込めます。また、突発的な電話対応のストレスから解放されることで、全体的な業務パフォーマンスが改善されるでしょう。結果的に無駄な時間を減らし、全体の生産性が向上するのです。

ビジネスチャンスの最大化

電話代行を利用することで、社内あての電話の取りこぼしがなくなり、新規取引や重要な案件の機会損失を防ぐことができます。また、迅速かつ適切な対応が可能になるため、お客様の満足度が向上し、リピート率も高まります。これにより、新たなビジネス機会を獲得しやすくなり、売上増加やマーケットシェアの拡大につながるでしょう。

電話代行のデメリット

情報漏洩のリスク

電話代行のデメリットとして「情報漏洩のリスク」が挙げられます。外部のサービスを利用することで、顧客情報や企業内部情報が漏れる恐れがあります。しかし、多くの代行会社はこのリスクを最小限にするため、プライバシーマークの取得・従業員の情報セキュリティ研修など、セキュリティ対策を実施しています。サービスを選ぶ際には、これらの対策がしっかりと講じられている企業を選ぶことが重要です。

費用対効果の評価が難しい

電話代行の利用には費用がかかりますが、その効果を数字で明確に把握するのは難しい場合があります。具体的なコスト削減や業務効率化の効果を評価することが難しいため、導入後に不安を感じる企業も少なくありません。

対策として、事前に具体的な目標や評価基準を設定し、定期的な評価を行うことが有効でしょう。また、試用期間を提供しているサービスの場合は積極的に利用し、サービスの品質や効果を実際に確認することも大切です。

自社に合った電話代行会社の選び方

本章では、電話代行サービスを利用する際に、自社に最適な代行会社を選ぶポイントについて解説します。 これらのポイントはどれも重要ですので、しっかりと確認しましょう。

電話代行の実績

電話代行会社を選ぶ際の重要なポイントの一つが「電話代行実績」です。実績のある会社は、多様な業界や顧客ニーズへの対応経験が豊富で、トラブル対応や品質管理のノウハウも蓄積されています。具体的な事例や顧客の声を確認することで、その会社の信頼性やサービスの品質を評価することができます。また、長期間にわたり多くの企業と取引している会社は、安定したサービスを提供している証ともなります。導入前に実績を確認するようにしましょう。

対応可能な曜日・時間を確認する

電話代行会社によって「平日9:00-18:00対応」「24時間365日対応」「月～土9:00-20:00まで対応」など、対応可能な時間帯や曜日は異なります。そのため、まずは自社の希望するスケジュールに合わせた対応が可能かを確認しましょう。また、土日や夜間の対応を希望する場合、追加費用が発生する可能性があります。予め対応可否と合わせて、追加費用についても確認することで、安心してサービスを利用することができます。

サービス内容と費用のバランス

電話代行会社を選ぶ際、「サービス内容と費用のバランス」を確認することも重要です。特に、コスト面だけを重視してしまうと、品質が保てなくなる場合があるため注意が必要です。

お試しや無料期間を設けている代行会社の場合は、実際にサービスを試すことで自社のニーズに合っているかを確認することができます。コストパフォーマンスを考慮しながら、自社のニーズに合ったサービスを選ぶようにしましょう

セキュリティ対策

電話代行会社を利用すると、必然的に自社の情報や顧客情報を共有することになるため、セキュリティ面には特に注意が必要です。各代行会社がどのようなセキュリティ対策を行っているかを必ず確認しましょう。PマークやISMS認証を取得しているかはひとつの目安となります。

また、オペレーターへの情報セキュリティ・個人情報に関する研修の実施有無や頻度を確認し、安心して依頼できる代行会社かを見極めましょう。

▼電話代行会社の選び方について詳しくはこちら
「【解説】電話代行サービスの選び方について│実績豊富な代行会社もあわせて紹介」

福岡でおすすめの電話代行会社8選

それでは、コネナビ編集部厳選！福岡でおすすめの電話代行会社を8社ご紹介します。
「全国対応可能・実績豊富な代行会社」「地域密着・福岡に本社がある代行会社」の2カテゴリに分けてご紹介しますので、ぜひご覧ください。

エリア不問！実績豊富な代行会社

株式会社ウィルオブ・ワーク

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株式会社ウィルオブ・ワークは、1997年設立・本社が東京都新宿区に所在する電話代行会社です。高知・山形・郡山・金沢の4拠点にあるBPOセンターは自社雇用100％と、高い応対品質と定着率を誇ります。
Pマーク・ISMS認証など、情報セキュリティ対策も万全なため、安心して利用することが出来ます。
料金やプランの固定設定はなく、企業ごとにカスタマイズした提案が可能であることが特徴です。

電話代行サービスe秘書®（株式会社ベルシステム24）

株式会社ベルシステム24は、1982年創業・本社が東京都港区に所在する電話代行会社です。「電話代行サービスe秘書®」は、高品質な電話応対を特徴で数多くの大手企業にも選ばれています。
さまざまなプラン・オプションを提供し、企業の業務効率化と顧客満足度向上に貢献しています。Pマーク・ISMS認証など、情報セキュリティ対策も万全なため、安心して利用することが出来ます。

株式会社オフィスジャパン

株式会社オフィスジャパンは、1990年設立・本社が東京都目黒区に所在する電話代行会社です。設立以降、累計18,000社以上の法人や個人事業主の方との契約実績があります。
24時間365日の対応をはじめ、専門オペレーターによる高品質な電話応対を特徴とし、企業の信頼性を高めるサポートを行っています。通常時はメールやFAX報告、緊急時は電話報告など、柔軟な報告方法が可能です。

渋谷オフィス

渋谷オフィスを運営するジョヴィアルは、1980年設立・東京都渋谷区にある電話代行会社です。長年にわたり積み重ねたノウハウと高度な技術で、高品質な電話応対を提供しています。
最安月額3,000円からのプランもあり、コストパフォーマンスに優れています。予め質問内容と回答内容をQ&A方式で用意しておけば、そのまま応対してもらえるオプションもあり、企業のニーズに合わせた柔軟なサービスプランで、高い顧客満足度を実現しています。

地域密着！福岡に本社がある代行会社

株式会社トゥレフェリーチェ

株式会社トゥレフェリーチェは、2011年設立・福岡市西区に所在する電話代行会社です。全体の8～9割をインバウンド業務が占めており、問合せ対応だけでなく新しいご提案や関連商品紹介などでお客様の潜在的なニーズにも応えています。「私たちに関わるすべての人を笑顔で幸せにしよう」を企業理念に掲げ、クライアント企業・顧客に寄り添った対応・手厚いサービスを提供しています。

有限会社博多ビジネスセンター

博多ビジネスセンターは、1973年創業・福岡市博多区に所在する、レンタルオフィス事業を展開する電話代行会社です。高品質な電話応対や来客対応を行い、様々な業界のニーズに応じた柔軟なサービス形態を提供しています。住所貸しプランでは、好立地な博多駅中央街の住所を利用でき、通常かかる事務所開設費用を削減できるため、コストを抑えて起業したい方へおすすめです。

株式会社セイシン総研

電話代行サービスを運営する株式会社セイシン総研は、2016年設立・本社が福岡県久留米市に所在する電話代行会社です。担当者とのコミュニケーションを重視しており、経験や研修を積んだ200名以上のスタッフが、ビジネスパートナーとして柔軟かつ丁寧に対応します。「曜日」「時間」を柔軟に設定することができるため、夜間や休日の電話対応を希望の場合も安心して依頼できる点がポイントです。

株式会社アーバンオフィス

株式会社アーバンオフィスは、1977年創業、福岡市博多区に所在するレンタルオフィス・電話代行会社です。起業からテレワークの拠点として利用したい方を中心に、高品質なサービスを提供しています。対応可能時間は「月～金9:00-18:00、土9:00-15:00の固定」となるため、日曜や夜間の対応が必要な場合は注意が必要です。

まとめ

本記事では、福岡でおすすめの電話代行会社を8社ご紹介しました。

電話代行サービスは、生産性向上やコスト削減、ビジネスチャンスの最大化など、多くのメリットを提供します。その一方で情報漏洩リスクや費用対効果の評価が難しい点も考慮する必要があります。
また、電話代行会社を選ぶ際には、電話代行実績や対応可能な曜日・時間、サービス内容と費用のバランスを確認することが重要です。

これらのポイントを踏まえ、ぜひ自社に最適な電話代行サービスを見つけてください。電話代行を効果的に活用することで、ビジネスの成功を実現することができるでしょう。