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体験談・コラム

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朝の10分間が一日の業務進行を決める!TO DOリスト作成のススメ

朝の貴重な時間をいかに効率良く過ごすかについて、誰しも、一度は頭を悩ませたことがあるのではないでしょうか。一日24時間という決まった時間の中で、いかに計画的に上手に時間を過ごすかは、仕事の効率に大きな影響を与えます。特に朝の10分は、昼や夜の何倍もの価値があると言われます。そこで、一日の始まりを有効に使うためにもおすすめのTO DOリストの作成についてご紹介します。

砂時計

☆朝の時間を利用して行動を起こすことがなぜ良いと言われているの?

早起きをすると良いことがあるという意味のことわざ「早起きは三文の徳」があったり、朝の時間を利用しさまざまな活動を行う「朝活」がブームになったりと、朝の時間を上手に利用することによって、さまざまなプラス効果を生じると言われています。

人の生活スタイルは個々によってそれぞれ異なりますが、一般的には、早起きをして早めに床につくという朝型の人間と、夜遅くまで起きていて起床は昼に近い時間になってからという夜型の人間がいます。

朝型の人の生活は、基本的には太陽が昇ったら目を覚まし、暗くなると体を休めるというサイクルになっています。明るくなることで目を覚ますという行動は、本来の人間らしい生活リズムです。そのため、夜型の人に比べて朝型の人の方が、良い睡眠がとれ、目覚め良く起きることができると言われています。朝型生活で朝の時間に余裕が持てるようになれば、時間を有効に使うことができます。

また。朝いつもより10分だけ早く起床して、一日を有効に使う手段の一つTO DOリストの作成を行うと、一日の業務の進行が見違えるようにスムーズになることも期待できます。

☆時間を有効に使える方法!TO DOリストって何?

TO DOリストとは、「TO DO」、つまり「すること」を一覧にして書き綴ったものです。やらなければいけないこと、忘れないように覚えておくべきことをシンプルにリスト化することで、忙しくても一瞬で確認できるようにします。また、リスト化してチェックをしやすくすることで、やり忘れをなくします。

その他にも、TO DOリストは時に備忘録としても役に立ちます。その日にやらなければいけないことをリスト化していても、その日にできなかった、あるいは翌日に持ち越してしまったという場合があります。その際に、再度チェックできるように書き残しておくメモとして利用できるのです。

さらに、TO DOリストのメリットは、一覧で見やすくリスト化されているため、直近の用事や業務以外の事項も常に目に入り、今後の行動を意識しながら現在の業務を遂行することができる点です。TO DOリストを作成するかしないか、また、活かすか活かさないかで、業務をいかに効率良く進行させることができるかが決まってくるといっても過言ではないでしょう。

☆初心者必見!TO DOリストの活用法

仕事を効率良く行うコツは、いつもより少し早起きをして、業務前の朝一番に10分間の時間をとり、TO DOリストを作成することです。リストを作成する際のポイントは3つあります。

1つ目が、やるべき業務を漏れなく書き出すこと、2つ目が、丁寧に書こうとせずに自分が理解できる範囲で簡潔に書き出すこと、3つ目が、業務の重要性を考慮した上で優先順位をつけておくことです。

リストへの書き出しを忘れてしまうのは、やり忘れがないようにという以前の問題となり、話にもなりません。また、字を綺麗に書いてリストの見栄えを良くしようとしたり、完璧に作ることに時間を費やしたりするのは、朝の大切な時間を逆に無駄に使用することにもなりかねません。

そして、優先順位を付けずにいると、リストから項目を消していくことを優先にし、つい簡単な仕事や、やりやすい仕事から手をつけてしまうため、一番大変で難しい仕事が最後に残ってしまい慌てることにもなりかねません。

3つのポイントをおさえて、上手にTO DOリストを活用し、一日の業務をスムーズにこなしていくと良いでしょう。

 

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